Beschäftigte im öffentlichen Dienst sollten verstehen, wie moderne KI-Modelle – insbesondere Large Language Models (LLMs) – grundlegend funktionieren, was sie leisten können und wo ihre Grenzen liegen. Dazu gehört ein realistisches Bild davon, wofür KI-Werkzeuge wie ChatGPT tatsächlich geeignet sind: Texterstellung, Zusammenfassung, Ideenentwicklung und Datenauswertung etwa, aber eben nicht die eigenständige rechtssichere Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen. Ebenso wichtig ist das Wissen um typische Schwächen wie Halluzinationen – also inhaltlich plausibel klingende, aber faktisch falsche Aussagen – sowie um Verzerrungen (Bias), die in den Trainingsdaten verankert sein können.

Darüber hinaus brauchen Beschäftigte eine Orientierung zu den rechtlichen Leitplanken: Die EU-KI-Verordnung (AI Act), Datenschutzanforderungen und Urheberrechtsfragen bilden den Rahmen, in dem KI-Tools im Verwaltungskontext eingesetzt werden dürfen. Ein kompakter Einstieg – etwa in Form eines 90-minütigen Online-Impulses – reicht aus, um Grundbegriffe wie Prompting, RAG (Retrieval-Augmented Generation) und Custom GPTs kennenzulernen und erste praktische Erfahrungen zu sammeln. Entscheidend ist, dass Beschäftigte nicht nur zuhören, sondern KI-Tools unter Anleitung selbst ausprobieren, um ein eigenes Gefühl für die Qualität und die Grenzen der Ergebnisse zu entwickeln.

Seminarempfehlung: 

>>> Was ich über KI wissen sollte – Ein Leitfaden für den öffentlichen Dienst

Ein guter Prompt ist klar strukturiert, benennt die Rolle, die Aufgabe, den Kontext und das gewünschte Ausgabeformat. Statt einer vagen Aufforderung wie „Schreib mir einen Text" liefert ein Prompt mit Angabe der Zielgruppe, des Umfangs und des Tons deutlich präzisere Ergebnisse. Typische Best Practices umfassen: eine Rollenzuweisung an die KI („Du bist ein Fachreferent für Verwaltungsrecht"), die explizite Benennung von Einschränkungen („Maximal 200 Wörter, sachlicher Stil") und iteratives Nachfragen, wenn das Ergebnis noch nicht passt.

Ebenso wichtig ist das Erkennen und Vermeiden typischer Fehlerquellen. KI-Tools neigen zu Halluzinationen, besonders bei Fachfragen zu Gesetzen oder Verordnungen. Deshalb gehört eine systematische Qualitätskontrolle – das kritische Prüfen der Ergebnisse – zur Prompting-Kompetenz dazu. In der Praxis lässt sich Prompting auf konkrete Verwaltungsaufgaben anwenden: von der Texterstellung über die Analyse von Dokumenten bis hin zur Optimierung interner Abläufe. Wer die Grundlagen beherrscht, kann KI-Tools als verlässliche Arbeitsunterstützung in den Berufsalltag integrieren, statt sich von unbrauchbaren Ergebnissen frustrieren zu lassen. Übungen mit realen Verwaltungsbeispielen beschleunigen den Lernprozess erheblich.

Seminarempfehlung: 

>>> Von der Idee zur KI-Antwort: Erfolgreiches Prompting lernen
>>> ChatGPT und andere Chatbots
>>> Von der Frage zur Antwort: Chatbots & Prompting souverän nutzen

Drei Regelungsbereiche bestimmen den rechtlichen Rahmen für KI in Behörden: die EU-KI-Verordnung (AI Act), das Datenschutzrecht (DSGVO) und das Urheberrecht. Die KI-Verordnung klassifiziert KI-Systeme nach Risikoklassen und legt für jede Stufe Pflichten fest – von Transparenzanforderungen bei einfachen Systemen bis hin zu umfassenden Dokumentations- und Überwachungspflichten bei Hochrisiko-Anwendungen. Öffentliche Stellen sind dabei besonders betroffen, weil viele behördliche Einsatzfelder (z. B. Personalauswahl, Sozialleistungen) potenziell als Hochrisiko eingestuft werden.

Datenschutzrechtlich ist zu beachten, dass personenbezogene Daten nicht ohne Weiteres in externe KI-Systeme eingegeben werden dürfen. Das betrifft E-Mails, Akteninhalte und Bürgerdaten ebenso wie die Frage, ob ein KI-Anbieter Eingabedaten für Trainingszwecke weiterverwendet. Das Urheberrecht wiederum regelt, wem KI-generierte Inhalte gehören und unter welchen Bedingungen geschützte Werke als Trainingsdaten verwendet werden durften (Stichwort Data Mining). Seit dem 2. Februar 2025 besteht zudem nach Art. 4 KI-VO eine gesetzliche Fortbildungspflicht für alle, die KI-Systeme einsetzen oder betreuen – Behörden müssen nachweisen können, dass ihre Beschäftigten über die erforderliche KI-Kompetenz verfügen.

Seminarempfehlung: 

>>> KI rechtssicher nutzen - Datenschutz, Urheberrechte, AI Act der EU
>>> KI-Compliance im öffentlichen Sektor
>>> Mitarbeiterschulung gemäß Art. 4 KI-VO
>>> Arbeitsrecht und KI – Rechtssichere Gestaltung

Seit dem 2. Februar 2025 verpflichtet Artikel 4 der EU-KI-Verordnung alle Organisationen – ausdrücklich auch Behörden –, die KI-Systeme einsetzen oder betreuen, dafür zu sorgen, dass ihre Beschäftigten über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Das bedeutet: Wer KI im Arbeitsalltag nutzt, muss nachweisbar geschult sein – in technischen Grundlagen, in der Einschätzung von Chancen und Risiken und im rechtssicheren Umgang mit KI-Anwendungen.

Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Format vor, sondern fordert, dass die Schulung den konkreten Aufgaben und dem Einsatzkontext angemessen ist. Für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, die ChatGPT zur Texterstellung nutzen, genügen andere Inhalte als für Führungskräfte, die über die Einführung von KI-Systemen entscheiden. Behörden sollten ihre Schulungskonzepte daher nach Rollen differenzieren und dokumentieren, damit sie im Bedarfsfall nachweisen können, dass die Pflicht erfüllt wird. Die Fortbildungspflicht gilt unabhängig von der Größe der Behörde und betrifft sowohl den operativen Einsatz als auch die strategische Steuerung von KI. Wer die Pflicht ignoriert, riskiert nicht nur Compliance-Verstöße, sondern auch Haftungsfragen, wenn KI-gestützte Entscheidungen rechtlich angefochten werden.

Seminarempfehlung: 

>>> Mitarbeiterschulung gemäß Art. 4 KI-VO
>>> Behördliche KI-Beauftragte – Zertifizierung durch die dbb akademie

Führungskräfte sollten KI zunächst als Assistenzwerkzeug verstehen, das bei Analyse, Informationsaufbereitung und Entscheidungsvorbereitung unterstützt – die Entscheidungsverantwortung aber beim Menschen belässt. Konkret lässt sich KI im Führungsalltag beispielsweise für die Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, die Analyse interner Daten oder die Kommunikation mit Mitarbeitenden nutzen. Chatbots können Routineanfragen beantworten, KI-gestützte Auswertungen können Trends in Personalentwicklung oder Ressourcenplanung sichtbar machen.

Gleichzeitig tragen Führungskräfte die Verantwortung dafür, dass KI-Systeme rechtskonform eingeführt und eingesetzt werden. Das umfasst die Einhaltung der KI-Verordnung, die Beachtung von Datenschutzanforderungen und die Klärung von Haftungsfragen. Wer ein KI-Tool einführt, muss Transparenz gegenüber Mitarbeitenden und Bürgern gewährleisten, Risiken bewerten und Compliance-Strukturen aufbauen. Besonders wichtig: Führungskräfte prägen die Kultur im Umgang mit KI. Wenn sie selbst kompetent und reflektiert mit den Werkzeugen umgehen, schaffen sie Akzeptanz im Team und vermeiden sowohl unrealistische Erwartungen als auch unbegründete Ängste. Eine Kombination aus praktischer KI-Anwendung und rechtlicher Absicherung – idealerweise als aufeinander abgestimmte Seminarmodule – bildet die Grundlage für souveräne Führung im digitalen Wandel.

Seminarempfehlung: 

>>> Künstliche Intelligenz im Öffentlichen Dienst verankern

KI kann Verwaltungsprozesse an drei Stellen spürbar entlasten: bei der Automatisierung wiederkehrender Routinen, bei der Aufbereitung und Auswertung großer Daten- oder Dokumentenmengen und bei der Unterstützung interner Kommunikation. Konkret lassen sich beispielsweise Standardantworten auf Bürgeranfragen vorgenerieren, Eingangspost automatisch kategorisieren oder Protokolle und Zusammenfassungen aus Besprechungsnotizen erstellen.

Dabei ist es wichtig, zwischen einfacher Automatisierung (z. B. Word- und Excel-Makros, Power Automate, Zapier oder Make.com) und dem Einsatz generativer KI zu unterscheiden. Nicht jede Aufgabe braucht ein KI-Modell – manchmal reicht ein gut konfigurierter Workflow. Entscheidend ist eine realistische Bewertung: Welche Prozesse eignen sich tatsächlich für Automatisierung? Wo liegen die ethischen und rechtlichen Grenzen? Und wie lässt sich vermeiden, dass langfristige Abhängigkeiten von einzelnen KI-Anbietern entstehen? Eine nachhaltige KI-Strategie beginnt mit der Analyse bestehender Abläufe, identifiziert Engpässe und setzt Automatisierung dort ein, wo sie messbaren Nutzen bringt, ohne Kontrollverlust zu riskieren. Das Ergebnis sind schlankere Prozesse, die Ressourcen schonen und Freiräume für anspruchsvollere Aufgaben schaffen.

Seminarempfehlung: 

>>> KI sinnvoll nutzen
>>> Digitale Effizienz in der Verwaltung
>>> KI praxistauglich einführen
>>> Wissen gezielt steuern – Grundlagen eines intelligenten Wissensmanagements

Der Personalrat hat bei der Einführung von KI-Systemen umfassende Beteiligungsrechte, die sich aus dem Bundespersonalvertretungsgesetz und den Landespersonalvertretungsgesetzen ableiten. KI-Anwendungen können als technische Einrichtung gelten, die geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen – ein klassischer Mitbestimmungstatbestand. Auch wenn KI im Einstellungsprozess, bei Beförderungsentscheidungen, in der Fortbildungsplanung oder bei der Dienstplanerstellung eingesetzt wird, greifen Mitbestimmungsrechte in personellen, sozialen und organisatorischen Angelegenheiten.

Personalräte sollten frühzeitig klären, mit welchen Daten ein KI-System trainiert wurde, welche Daten es im laufenden Betrieb erfasst und auswertet und ob diese Daten die Dienststelle verlassen. Daraus ergibt sich der Inhalt einer Dienstvereinbarung: Sie regelt den Anwendungsbereich, die Grenzen der Datenverarbeitung, Auswirkungen auf Beschäftigte (Leistungsmenge, Arbeitsergebnisse, Umgang mit Fehlverhalten) und die Unterschiede zu herkömmlichen IT-Dienstvereinbarungen. Auch die Frage, ob der Personalrat selbst KI-Tools für seine Arbeit nutzen darf, verdient Aufmerksamkeit – etwa ChatGPT für Textentwürfe oder Recherche. Hier gelten datenschutzrechtliche Beschränkungen und der Grundsatz, dass keine vertraulichen Personalratsinformationen in externe Systeme gelangen dürfen.

Seminarempfehlung:

>>> KI in der Personalratsarbeit
>>> Arbeitsrecht und KI – Rechtssichere Gestaltung

Ein KI-Beauftragter oder eine KI-Beauftragte übernimmt in einer Behörde die Rolle, die Einführung, den Betrieb und die Anwendung von KI-Systemen fachlich zu begleiten – vergleichbar mit der Funktion eines Datenschutzbeauftragten. Diese Rolle wird mit Inkrafttreten des EU AI Act strategisch wichtiger, da die Verordnung klare Verantwortlichkeiten für den Einsatz von KI-Systemen verlangt. KI-Beauftragte bewerten Chancen und Risiken, beraten Fachabteilungen bei der Auswahl und Einführung von KI-Anwendungen und stellen sicher, dass regulatorische Anforderungen eingehalten werden.

Die Zertifizierung umfasst typischerweise fünf Tage und deckt ein breites Spektrum ab: technische Grundlagen (maschinelles Lernen, neuronale Netze, generative KI), praktische Bedienung von KI-Systemen einschließlich Prompting und Ergebnisqualitätssicherung sowie umfangreiche rechtliche Module zu Urheberrecht, Datenschutz, Persönlichkeitsrecht und KI-Regulierung. Am Ende steht eine Prüfung, die technisches Verständnis, Risikobewertung und Rechtskenntnis abdeckt. Ein solches Abschlusszertifikat erfüllt zugleich die seit Februar 2025 geltende Fortbildungspflicht nach Art. 4 KI-VO vollumfänglich. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich – wohl aber eine Affinität zu technischen Fragestellungen und die Bereitschaft, sich systematisch in das Themenfeld einzuarbeiten.

Seminarempfehlung:

>>> Behördliche KI-Beauftragte – Zertifizierung durch die dbb akademie
>>> KI-Compliance im öffentlichen Sektor