In diesem Workshop entwickeln die Teilnehmenden Ideen für den Einsatz von KI aus ihrem eigenen Arbeitsalltag. Sie gehen ihre täglichen Aufgaben systematisch durch und finden die Stellen, an denen Zeit verloren geht: wiederkehrende Anfragen, Texte, die immer gleich und doch immer anders sind, Daten, die von Hand übertragen werden.
Dabei lernen sie zu unterscheiden: Wo hilft KI wirklich? Wo reicht eine einfache, regelbasierte Automatisierung? Und wo liegt das Problem gar nicht in der Technik, sondern im Ablauf?
Am Ende des Tages hat jede Arbeitsgruppe einen ausgearbeiteten Steckbrief für einen Anwendungsfall. Er beschreibt Ausgangslage, Ziel, Ablauf, Daten, Nutzen und Risiken so konkret, dass die eigene IT oder ein externer Dienstleister damit ein Projekt beginnen kann.
Für den Dienstherrn lohnt sich die Teilnahme, weil gute Digitalisierungsideen selten in der IT-Abteilung entstehen, sondern dort, wo die Arbeit gemacht wird. Viele Projekte scheitern, weil niemand den Bedarf aus Sicht der Sachbearbeitung klar beschreiben kann. Dieser Workshop schließt genau diese Lücke. Angesichts des wachsenden Personalmangels im öffentlichen Dienst ist jede Stunde, die Routinearbeit weniger kostet, eine Stunde für die Aufgaben, die Menschen brauchen.
KI-Praxislabor – Workshop für eigene Verwaltungs-Use-Cases
Vertiefungswissen
Nutzen und Ziele
Inhalt
1. Impuls: KI in der Verwaltung – was heute schon geht
– Was KI kann und was nicht
– Beispiele aus Kommunen, Landesverwaltungen und kommunalen Unternehmen
– Leitplanken: Datenschutz, KI-Verordnung, die Entscheidung bleibt beim Menschen
2. KI, Automatisierung oder ein besserer Ablauf?
– Der Unterschied zwischen regelbasierter Automatisierung und KI
– Eine einfache Entscheidungshilfe
– Wann gar keine neue Technik nötig ist
3. Den eigenen Arbeitsalltag durchforsten
– Aufgaben erfassen: wiederkehrend, zeitaufwendig, fehleranfällig
– Ideen in Arbeitsgruppen sammeln
– Mit KI experimentieren: aus Stichpunkten und Mindmaps eine Struktur machen
4. Ideen bewerten und auswählen
– Nutzen, Aufwand und Risiko einschätzen
– Datenlage und rechtliche Fragen prüfen
– Die stärkste Idee je Gruppe festlegen
5. Vom Steckbrief zum Projektstart
– Den Anwendungsfall so beschreiben, dass IT-Fachleute damit arbeiten können
– Abläufe mit KI visualisieren
– Nächste Schritte in der eigenen Behörde: IT, Datenschutz, Personalvertretung, Pilot
Ausführliche Beschreibung
Über KI in der Verwaltung wird viel gesprochen. Aber was heißt das für Ihren Schreibtisch?
Genau darum geht es in diesem Praxislabor. Nicht um die große Strategie, sondern um Ihren Arbeitsalltag: die Anfragen, die jeden Tag gleich klingen. Die Vermerke, die Sie immer wieder neu formulieren. Die Daten, die Sie von einem System ins andere tippen.
Nach einem kurzen Impuls zu Möglichkeiten, Beispielen und Grenzen gehen Sie in Arbeitsgruppen. Sie durchforsten Ihre Aufgaben, sammeln Ideen und bewerten sie. Dabei werden Sie feststellen: Nicht alles braucht KI. Manches lässt sich mit einer einfachen Automatisierung lösen, und manchmal genügt es, einen Ablauf zu ändern.
Die besten Ideen arbeiten Sie aus, ganz klassisch mit Papier und Stift. KI kommt dort zum Einsatz, wo sie Ihnen hilft: Sie macht aus einer Mindmap eine Struktur, prüft Ihren Entwurf auf Lücken oder zeichnet einen Ablauf als Diagramm.
Sie gehen mit einem Steckbrief nach Hause, der Ihren Anwendungsfall so beschreibt, dass Ihre IT oder ein Dienstleister damit ein Projekt starten kann. Und mit dem Blick dafür, in Ihrem Arbeitsumfeld weitere Ideen zu erkennen.
Zielgruppe
Beschäftigte aus Kommunal- und Landesverwaltungen sowie aus kommunalen Unternehmen, etwa Stadtwerken und Eigenbetrieben. Der Workshop richtet sich an Sachbearbeitung und Führungskräfte ebenso wie an Verantwortliche für Organisation und Digitalisierung.
Vorkenntnisse in KI oder IT sind nicht erforderlich. Besonders wirkungsvoll ist die Teilnahme mit zwei oder mehr Personen aus derselben Behörde.
Arbeitsmittel
Spezielle Software ist keine Voraussetzung. Die Konzeptarbeit erfolgt bewusst mit Papier und Stift, eine Steckbrief-Vorlage zum Ausdrucken erhalten die Teilnehmenden vorab.
Für die Experimente ist der Zugang zu einem KI-Assistenten hilfreich, den der eigene Dienstherr freigegeben hat (etwa eine Landes- oder Bundeslösung oder ein lizenziertes Office-Werkzeug). Wer keinen Zugang hat, kann die Experimente über die Demonstration des Referenten und in der eigenen Arbeitsgruppe nachvollziehen.
Gearbeitet wird mit Beschreibungen von Aufgaben und Abläufen. Echte Akten, Fälle oder personenbezogene Daten werden nicht benötigt.
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| Datum/Uhrzeit | Ort | Preis | Format | |
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