Die Teilnehmenden lernen, wie sie KI-Assistenten gezielt für ihre Datenschutzdokumentation einsetzen: für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) und die Beschreibung technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM).
Sie wissen danach, welche Arbeitsschritte sich sinnvoll an eine KI übergeben lassen und welche nicht. Sie können Angaben aus den Fachbereichen schneller strukturieren, bestehende Dokumente auf Lücken und Widersprüche prüfen lassen und Entwürfe erstellen, die sie anschließend fachlich bewerten.
Ebenso wichtig: Sie können einschätzen, welche Daten in welches KI-System gehören, und kennen eine einfache Prüfroutine, mit der KI-Ergebnisse zu belastbaren Nachweisen werden.
Für den Dienstherrn lohnt sich die Teilnahme, weil die Dokumentationspflichten nach der DSGVO stetig wachsen, die personelle Ausstattung im Datenschutz aber meist nicht. Eine vollständige, aktuelle und in sich stimmige Dokumentation ist zugleich der Nachweis gegenüber der Aufsichtsbehörde (Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Wer KI hier richtig einsetzt, gewinnt Zeit für die eigentliche Beratungsarbeit und verbessert die Qualität der Dokumente. Nebenbei stärkt die Behörde die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten, die sie nach der KI-Verordnung fördern soll.
Datenschutzdokumentation mit KI - Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Vertiefungswissen
Nutzen und Ziele
Inhalt
1. Datenschutzdokumentation als Textarbeit – wo KI entlastet
– Was VVT, DSFA und TOM gemeinsam haben
– Stärken und Grenzen von Sprachmodellen
– Prüfpflicht und Verantwortung bleiben beim Menschen
2. Der Rahmen in der Behörde
– Welche Daten dürfen in welches System?
– Behördliche KI-Assistenten und interne Vorgaben
– Empfehlungen der Datenschutzaufsichtsbehörden
3. VVT mit KI
– Angaben der Fachbereiche auswerten und strukturieren
– Zweckbeschreibungen schärfen
– Vollständigkeit und Widersprüche prüfen
4. TOM mit KI
– Bestehende TOM-Beschreibungen prüfen und vereinheitlichen
– Abgleich mit den Gewährleistungszielen des Standard-Datenschutzmodells
– TOM für den eigenen KI-Einsatz dokumentieren
5. DSFA mit KI
– Schwellwertanalyse vorbereiten
– Risiken und Szenarien systematisch sammeln
– Ergebnisse für die Behördenleitung zusammenfassen
Ausführliche Beschreibung
Kennen Sie das? Ein Fachbereich führt ein neues Verfahren ein, und auf Ihrem Tisch landet ein halb ausgefüllter Erhebungsbogen. Im VVT steht beim Zweck der Name einer Software. Die TOM-Beschreibung stammt noch aus der Zeit vor der letzten Umstellung. Und für die Datenschutz-Folgenabschätzung fehlt schlicht die Zeit.
Datenschutzdokumentation ist zum großen Teil Textarbeit: sammeln, ordnen, formulieren, abgleichen. Genau darin sind KI-Assistenten stark. Sie ersetzen nicht Ihr fachliches Urteil, aber sie nehmen Ihnen viel Fleißarbeit ab.
In diesem Seminar sehen Sie an praxisnahen Beispielen, wie das funktioniert. Sie lassen eine KI Angaben aus Fachbereichen strukturieren, TOM-Beschreibungen auf Lücken prüfen und eine Schwellwertanalyse vorbereiten. Sie erfahren, welche Aufträge gute Ergebnisse liefern und an welchen Stellen Sie besonders genau hinschauen müssen.
Dabei bleibt die Frage nicht offen, die Datenschutzbeauftragte zu Recht zuerst stellen: Darf ich das überhaupt? Sie lernen ein einfaches Modell kennen, mit dem Sie entscheiden, welche Daten in welches System gehören. Und Sie werden überrascht sein, wie viel Dokumentationsarbeit ganz ohne personenbezogene Daten auskommt.
Sie gehen mit erprobten Arbeitsanweisungen (Prompts) und einer Prüfroutine nach Hause, die Sie direkt in Ihrer Behörde einsetzen können.
Zielgruppe
Behördliche Datenschutzbeauftragte und ihre Stellvertretungen, Datenschutzkoordinatorinnen und -koordinatoren in den Fachbereichen sowie alle Beschäftigten, die Datenschutzdokumentation erstellen oder pflegen.
Grundkenntnisse der DSGVO sind hilfreich. KI-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.
Arbeitsmittel
Spezielle Software ist keine Voraussetzung.
Hilfreich ist der Zugang zu einem KI-Assistenten, den der eigene Dienstherr freigegeben hat (etwa eine Landes- oder Bundeslösung oder ein lizenziertes Office-Werkzeug). Wer keinen Zugang hat, kann alle Übungen über die Demonstration des Referenten nachvollziehen.
Gearbeitet wird ausschließlich mit Musterdaten. Echte Unterlagen der eigenen Behörde werden nicht benötigt und sollen nicht verwendet werden.
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| Datum/Uhrzeit | Ort | Preis | Format | |
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