Wo also kann sich der Personalrat unterstützen lassen oder vorhandene Ressourcen effektiver nutzen? Eröffnet das novellierte Bundespersonalvertretungsgesetz neue Entlastungsmöglichkeiten?
Sich helfen lassen
Eine neue Form der Unterstützung wurde mit § 38 II BPersVG n. F. geschaffen. Der Personalrat kann ihm zur Verfügung gestelltes Büropersonal zur Anfertigung der Niederschrift in der Sitzung hinzuziehen. Nach alter Rechtslage war die Hinzuziehung einer Schreibkraft, die nicht Teil des Gremiums war, ausgeschlossen, mithin ein Verstoß gegen die Nichtöffentlichkeit der Sitzung. In der Praxis soll es jedoch durchaus das eine oder andere Gremium gegeben haben, dass die ihm zur Verfügung stehende Schreibkraft regelmäßig zum Protokollieren hinzuzog. Ob der Gesetzgeber nun bestehende Fakten in rechtssicheres Handeln überführen oder neue Entlastung schaffen wollte, sei dahingestellt. Jetzt ist diese Möglichkeit der Entlastung da und kann genutzt werden. Um nicht an anderer Stelle wieder Ärger zu verursachen, sollte die Schreibkraft über die ihr obliegende Geheimhaltungspflicht gem. § 11 BPersVG belehrt werden.
Systembrüche vermeiden
Für die Niederschriftsperson wie auch das gesamte Gremium gilt, sich das Leben nicht durch Systembrüche - also den Wechsel zwischen Papier und PC Arbeit - unnötig schwermachen. Es mag zunächst etwas Zeit kosten, gut strukturierte Einladungs- und Protokollstrukturen zu installieren. Diese Zeit ist schnell wiedergewonnen, wenn das Protokoll direkt auf dem Laptop mitgetippt wird, anstatt es erst auf Papier mitzuschreiben. Geübte Protokollierende wissen, welche Punkte ins Protokoll gehören und welche nicht.
Im Personalratsbüro lauert noch ein weiterer Systembruch. Noch immer hält sich in den Dienststellen hartnäckig die Vorstellung, der Personalrat müsse im Zustimmungsverfahren per Hand unterzeichnen. Um sich nicht angreifbar zu machen, wird in den Gremien oftmals noch ausgedruckt, unterzeichnet, eingescannt und versendet. Das bringt einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand mit sich. In den meisten Fällen ist dies nicht notwendig und in dieser Form vom Gesetz nicht vorgesehen! Das strenge Schriftformgebot einer Unterschrift auf einem Dokument bezieht sich nur auf Ausnahmen wie Dienstvereinbarungen oder Weiterbeschäftigungsverlangen. „Normale“ Beteiligung ist auch mittels E-Mail und am PC getippter Unterschrift möglich. Ebenso ist dem Personalrat die Mitbestimmung im Rahmen des Work-Flow-Verfahrens möglich, das in vielen Dienststellen für die Personalabteilung schon genutzt wird und vieles einfacher macht.
Zweierlei Schriftformgebot
Die Unterscheidung ergibt sich aus einem kleinen aber wichtigen Unterschied im Gesetzestext, der Ihnen viel Zeit und Arbeitsaufwand ersparen kann: Überall, wo das Gesetz wie beispielsweise in § 70 III BPersVG von „schriftlich oder elektronisch“ spricht, ist das Beteiligungsverfahren per E-Mail oder Work-Flow möglich. Nur bei der Formulierung „in schriftlicher oder elektronischer FORM“ wie in § 63 II BPersVG müssen auf einem Dokument Unterschriften oder qualifizierte elektronische Signaturen stehen.
Online Sitzungen nutzen
Der Gesetzgeber hat noch mehr für die Erleichterung der Personalratsarbeit getan. Die nicht mehr ganz so neue Option der Online-Sitzung verringert Aufwände, insbesondere Reisezeiten erheblich. Hierbei ist eine für jedes Gremium passende Balance zwischen abwechselnden Präsenz- und Online-Sitzungen möglich. So kommen weder der persönliche Kontakt noch die „Aufwandsersparnisse“ zu kurz.
Mitglieder werben
Nachwuchssorgen betreffen auch Personalratsgremien. Mit der Möglichkeit von Online-Personalratssitzungen sollte offensiv um neue Wahlbewerber geworben werden. Der der oft unberechenbare Faktor Zeit und Aufwand im Ehrenamt sind für viele eigentlich willige Bewerber/-innen eine hohe Hürde. Kolleginnen und Kollegen in Teilzeit sind bei kleinerem Reiseaufwand eher bereit, sich zur Wahl zu stellen. Die Vereinbarkeit mit familiären Verpflichtungen spielt dabei eine immer größere Rolle. So lassen sich neue Mitglieder über die Personalversammlungen, am besten natürlich über die persönliche Ansprache für ein Engagement im Personalrat werben.
Experten im Gremium
Die Aufgabengebiete, an denen die Mitglieder des Personalrats mitwirken, werden immer komplexer. Da gilt es, sich im Beamtenrecht zurechtzufinden oder BEM-Verfahren zu begleiten. Damit mit dem Dienstherrn auf Augenhöhe verhandelt werden kann, beinhaltet der Schulungsanspruch gem. § 54 I BPersVG neben Grundschulungen auch die Ausbildung von Expertinnen und Experten im Gremium. Und zwar bei aktuell in der Dienststelle auftretenden Themen, für die der Personalrat zuständig ist, auch zum jetzigen Zeitpunkt im Wahlturnus.
Freistellung einfordern
Überlastung trifft häufig Personalrätinnen, die nicht vollständig freigestellt sind. Denn oft wird seitens der Dienststelle trotz Personalratsamt die volle fachliche Arbeitskapazität eingefordert. Das können und müssen Sie aber nicht leisten. Freistellung bedeutet nämlich nicht, dass sie freundlicherweise für die Personalratsarbeit den Arbeitsplatz verlassen dürfen und später alles nacharbeiten, was „liegengeblieben“ ist. Sie haben einen Anspruch auf Freistellung in dem Sinn, dass die Arbeitsinhalte anderweitig vergeben werden, wenn Sie Ihre Arbeitskraft für Personalratsbelange einsetzen. Alles andere ist eine Behinderung der Personalratstätigkeit bzw. eine Schlechterstellung und damit gem. § 10 BPersVG untersagt!
Mit der dbb akademie in gute Personalratsarbeit gestalten:
Führungsthemen für Vorsitzende
Beratung und Begleitung - von der Idee bis zur Dienstvereinbarung
Grund- und Aufbauschulungen Personalvertretungsrecht