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Informationsveranstaltung: E-Mail-Archivierung, elektronische Signaturen und Datenschutz in der öffentlichen Verwaltung - Beispiele und Erfahrungen

Die dbb akademie führte am 25. September eine Informationsveranstaltung zum Thema "E-Mail-Archivierung, elektronische Signaturen und Datenschutz in der öffentlichen Verwaltung" im Maternushaus Köln durch.

 

Zur Einführung in die Thematik wies Dipl. Ing. Mario Mennemann (dbb akademie) vor ca. 60 Teilnehmenden besonders auf den Beschluss der Bundesregierung vom 25. Juni 2008 zur Einführung des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) hin, von dem ca. 40 Millionen Bürger betroffen sein werden. In diesem Projekt sollen die Arbeitgeber ab 2009 alle entgeltrelevanten Daten an eine zentrale Stelle elektronisch übermitteln und allen öffentlichen Dienststellen, die für Verwaltungsverfahren entsprechende Informationen benötigen (Kindergeld, Arbeitslosengeld, Gerichte), den schnellen Zugriff auf die Gehaltsdaten der Bürger ermöglichen. Hierbei spielen Datenschutz und elektronische Signatur eine entscheidende Rolle.

 

Anschließend referierte Dr. Volker Franke (dbb akademie) die rechtlichen Grundlagen für die öffentliche Verwaltung, die beim Umgang mit E-Mail-Archivierung und elektronischer Signatur zu beachten sind. Ausgehend vom Grundgesetz (Art.20) und der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesregierung (GGO) beleuchtete er auch die Vorschriften der Registraturrichtlinien des Bundes (RegR) und des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VVerfG). In diesem Zusammenhang wurde deutlich, dass E-Mail-Archivierung möglich und auch empfehlenswert ist, um Ressourcen schonende Verwaltungsarbeit sicherzustellen. Dabei sei jedoch zu beachten, dass e-Mails vorhandenen Vorgängen immer eindeutig zugeordnet werden können und die elektronische Archivierung an ein Dokument-Management-System angebunden werde. Darüber hinaus sei durch elektronische Signatur sicher zu stellen, dass die Archivierung die Authentizität, Integrität, Vertraulichkeit, Verbindlichkeit und Nichtabstreitbarkeit der elektronischen Dokumente garantiert. Neuere Gesetze wie die Informationsfreiheitsgesetze und die EU-Dienstleistungsrichtlinie sowie der weitere Ausbau des eGovernment (2.0) erforderten die Auseinandersetzung mit diesen Themen. Dabei müssten immer auch datenschutzrechtliche Aspekte beachtet werden.

 

Dipl. Inf. W. P. Ernestus, Regierungsdirektor beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz, behandelte die Bedeutung des Datenschutzes für alle Stellen, die mit Personenbezogenen Daten umgehen. Dabei wies er besonders auf das Spannungsfeld zwischen den Dokumentationspflichten (Archivierung) und dem Datenschutz hin. Da im Zweifelsfall eher zuviel als zuwenig archiviert werde (z. B. auch private E-Mails), sei die Möglichkeit zur Berichtigung oder Löschung der Daten der Betroffenen, deren personenbezogene Daten archiviert wurden, nur unter Schwierigkeiten zu lösen.

 

Aus der Praxis berichtete Frau Monika Burmester (OpenLimit), die die Anforderungen des Signaturgesetzes (SigG) erläuterte und die Bedeutung der qualifizierten elektronischen Signatur für rechtmäßige Verwaltungsverfahren unterstrich. Sie erläuterte den Unterschied und das Zusammenspiel von Verschlüsselung und elektronischer Signatur und die weiteren Anforderungen im Umgang mit der Fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Dabei erläuterte Sie auch auf die Aufgaben der Zertifizierungsdiensteanbieter (ZDA) und der Bundesnetzagentur als zuständige Aufsichtsbehörde.

 

Susanne Hesse und Benedikt Klees (beide GFTinboxx) schilderten konkrete Probleme bei der Einführung einer e-Mail-Archivierung und wiesen darauf hin, dass es sich hierbei nicht um eine IT-Aufgabe sondern um eine strategische Aufgabe handele, bei der die Behördenleitung, die Fachabteilugen, der Datenschutzbeauftragte und der Personalrat zusammenarbeiten sollten. Anhand eines Projektablaufplanes erläuterten sie die Einzelaufgaben von der Definition der konkreten Anforderungen, über die Klärung juristischer (datenschutzrechtlicher Fragen), der Überlegungen bei der Hard- und Softwarebeschaffung sowie der notwendigen Einzelmaßnahmen bei der Archivierung bereits vorhandener E-Mails bis hin zur Einweisung der Anwender.

 

 

 

 

 

 

Das große Interesse der Teilnehmenden wurde durch zahlreiche Diskussionsbeiträge und Fragen an die Referenten deutlich. Die dbb akademie wird den Erfolg der Veranstaltung zum Anlass nehmen, das Thema auf dem 10. Kongress „Neue Verwaltung“ im Congress Center Leipzig (5. - 6 Mai 2009) zu vertiefen.

 

 

Ausgewählte Vortragsfolien finden Sie über die nachfolgenden Links:

 

1.  Rechtliche Grundlagen (Dr. Volker Franke, dbb akademie) 

 

2.  Datenschutz (Dipl.Inf. W.P. Ernestus, Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit) 

 

3.  Elektronische Signatur (Monika Burmester, OpenLimit)